Eine ODS-Datei enthält eine Tabellenkalkulation im Format OpenDocument Spreadsheet. LibreOffice Calc öffnet sie direkt. Auch aktuelle Desktop-Versionen von Microsoft Excel unterstützen das Format. Die Tabelleninhalte bleiben meist nutzbar, aber Formatierungen und einzelne Funktionen können sich ändern oder fehlen.
Behalten Sie beim Bearbeiten oder Weitergeben das Original und arbeiten Sie mit einer Kopie. Prüfen Sie die Kopie anschließend in dem Programm, in dem die Tabelle verwendet wird.
ODS-Datei in LibreOffice öffnen
Starten Sie LibreOffice Calc und wählen Sie Datei > Öffnen. Wählen Sie die ODS-Datei auf Ihrem Gerät aus und öffnen Sie sie. ODS ist das Standardformat von Calc, daher eignet sich das Programm besonders, wenn Sie die Tabelle in diesem Format weiterbearbeiten möchten.
Für die Weitergabe an jemanden, der Excel verwendet, wählen Sie Datei > Speichern unter und anschließend ein Excel-Format wie XLSX. Lassen Sie die ursprüngliche ODS-Datei bestehen.
ODS-Datei in Excel öffnen
Laut Microsoft können Excel für Microsoft 365, Excel 2024 und Excel 2021 ODS-Dateien öffnen und speichern. In Excel für Windows gehen Sie so vor:
- Wählen Sie Datei > Öffnen > Durchsuchen.
- Suchen Sie die ODS-Datei. Falls sie nicht angezeigt wird, wählen Sie als Dateityp OpenDocument-Tabelle (*.ods).
- Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Zum Speichern als ODS wählen Sie Datei > Speichern unter > Durchsuchen und stellen als Dateityp OpenDocument-Tabelle (*.ods) ein. Wenn Sie die Tabelle später weiter in Excel bearbeiten möchten, speichern Sie zuerst eine zusätzliche XLSX-Kopie.
Die Schritte unterscheiden sich je nach Excel-Version. In den von Microsoft beschriebenen Excel-Versionen für Mac wird eine ODS-Datei über einen Microsoft-Onlinedienst umgewandelt. Dafür ist eine Internetverbindung nötig; die geöffnete Datei ist zunächst schreibgeschützt. Speichern Sie sie zuerst als Excel-Datei, wenn Sie sie bearbeiten wollen. Excel für iPad, iPhone und Android kann ODS-Dateien laut Microsoft schreibgeschützt öffnen, aber nicht bearbeiten. Excel für das Web unterstützt ODS, hat jedoch eigene Einschränkungen bei Funktionen.
Unterschiede zwischen ODS und Excel
Excel kann eine ODS-Datei anders formatieren als Calc. Dabei können etwa Zeilenhöhen und Spaltenbreiten abweichen; auch Zellformate können sich ändern. Prüfen Sie besonders gestaltete Tabellen deshalb in dem Programm, in dem sie genutzt werden sollen. Das gilt vor allem, wenn Farben, Schriftgrößen oder Hyperlinks für die Lesbarkeit wichtig sind.
Excel unterstützt Formeln grundsätzlich. Benannte Bereiche, also Zellbereiche mit einem eigenen Namen, und bestimmte Ausdrücke in Formeln unterstützt Excel jedoch nur teilweise. Reguläre Ausdrücke, also Muster zum Suchen und Ersetzen von Text, unterstützt Microsoft beim Austausch von ODS-Dateien nicht. Prüfen Sie wichtige Formelergebnisse nach dem Öffnen und kontrollieren Sie Filter, die auf solchen Ausdrücken beruhen.
Bei Diagrammen und Analysefunktionen sind die Unterschiede oft deutlicher. Laut Microsoft unterstützt Excel einige Diagrammfunktionen nur teilweise oder gar nicht. Dazu gehören bestimmte Datenbeschriftungen und Fehlerindikatoren. Auch PivotTable-Funktionen und Power Query sind beim ODS-Format eingeschränkt. Wenn ein Diagramm oder eine Auswertung entscheidend ist, öffnen Sie die Datei im vorgesehenen Programm und prüfen Sie das Ergebnis dort. Erstellen Sie betroffene Diagramme oder Funktionen bei Bedarf in diesem Programm neu.
Auch spezielle Objekte können beim Austausch ihr Aussehen oder ihre Funktion ändern. ActiveX- und Excel-Formularsteuerelemente werden im ODS-Austausch nicht unterstützt. Beim Speichern als ODS wird WordArt möglicherweise in ein einfaches Textfeld umgewandelt. Dabei gehen Effekte und Formatierungen verloren. Kommentare, Blattschutz und bestimmte Eingaberegeln können ebenfalls Abweichungen zeigen. Prüfen Sie solche Elemente in einer Kopie, bevor Sie die Datei weitergeben.
ODS-Datei nach dem Speichern prüfen
Speichern Sie die Datei möglichst als Kopie und öffnen Sie diese erneut. Vergleichen Sie Tabellenansicht und Druckvorschau mit dem Original. Prüfen Sie bei Formeln einige wichtige Ergebnisse. Testen Sie Diagramme und PivotTables direkt; gehen Sie ebenso mit Eingaberegeln vor.
Wenn hauptsächlich die Darstellung oder der Ausdruck zählt, kontrollieren Sie Seitenumbrüche und wiederholte Kopfzeilen in der Druckvorschau. Laut Microsoft werden wiederholte Druckzeilen und -spalten beim Austausch mit ODS nicht unterstützt. Achten Sie auch auf historische Datumswerte: Laut Microsoft werden Datumswerte vor dem 1. Januar 1900 beim Speichern im ODS-Format nicht unterstützt.